1.公文辦理程序:公文辦理分為收文和發文的辦理。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結、立卷、歸檔、銷毀等程序。公文處理工作人員,應以高度負責的精神,努力提高公文處理工作的效率和質量。公文處理必須做到準確、及時、安全。公文處理的各個環節,應力求當日事當日畢。一般應在十五天內辦理完畢,並答復報文單位。因問題復雜,十五天內難以辦結的,應向報文單位說明情況。緊急文件隨到隨辦。有時限要求的文件,必須在時限內辦完。具體有以下幾個環節:

①簽收、登記:首先應建立嚴格的收文簽收、登記制度,加強對公文運轉的管理,保證收到的公文件件有著落。收文的簽收、登記一般由秘書處(室)負責簽收、拆封,並按規定編號、登記。送領導同志的信件,除親啟、絕密件和有特別交代的以外,一律由專門收文科室拆封,按其內容和性質,分別處理。對需納入收文辦理的,應編號、登記,按規定程序處理。收文登記一般應登記以下內容:收文日期、收文編號、來文單位、來文標題、密級、份數、承辦單位或分送范圍。

②分辦、擬辦:凡需辦理的公文,由文書處理部門根據文件內容和緊急程序,及時提出註批、註辦意見,呈送機關領導人批示或交有關職能部門辦理。緊急公文應按要求時限辦理完畢;一般公文應在文到之日起三日內交到承辦部門或送至有關領導人。除特殊情況外,領導同志不受理和審批未經文書處理部門登記、註批的公文。

③催辦:各級國傢行政機關文書處理部門必須建立健全催辦、查辦制度。凡屬請示性的公文,無論是交職能部門辦理的還是呈送領導人批示的,都應及時催辦。做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。催辦一般采用電話催辦和書面催辦兩種形式。對部門拖不辦經多次催辦無回音的,可以上門催辦;對上門催辦也解決不瞭的,可經分管領導批準後督辦部門辦理。

④辦結;公文承辦人員對已處理的文件,要定期進行清理檢查,根據有關規定和情況,確定是否辦畢結案。確定文件辦結應力求準確,不應把正在辦理的文件劃入辦結文件一類,也不宜把已結案的文件長時間放在正在辦理類文件中。已辦結的文件,在正式立卷前,由承辦人按一定方法暫存一段時間。承辦人員應對暫存文件作適當整理,要註意文件形成的先後次序和有機聯,保持材料的完整、齊全,並剔除重份。暫存文件的管理,以便於查找利用和便於立卷、歸檔為原則,一般可采用分類依號排列法,也可由承辦處(室)自行確定符號這一原則的其他方法。

⑤立卷、歸檔:公文辦結後,應按《中華人民共和國檔案法》及有關規定,及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同文件一並立卷。公文立卷應以本機關形成的公文為主,根據公文形成的特征、相互聯系和保存價值進行分類、整理、立卷,完整地反映本機關的主要工作情況,以便於查找和利用。聯合辦理的公文,原件由主辦單位立卷歸檔,其他單位保存復制件。作為正式文件使用的公文復制件,應加蓋復制機關的證明章,並視同正式文件管理。整理完備的案卷,應按有關規定,定期向檔案部門移交,個人不得保存應歸檔公文、文稿等材料。

2.公文發文程序:發文辦理一般包括擬稿、核稿、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔等程序。

① 擬稿。擬稿一般應本著"誰主辦、誰擬稿"的原則進行。重要文件應由領導同志親自動手起草、或親自主持研究,明確提出擬文的主要觀點、意見和辦法,組織專人擬稿。草擬文稿應按照《國傢機關公文處理辦法》和《四川省國傢行政機關公文處理實施細則》的有關要求辦理。行文關系、公文種類和公文格式要準確、規范,要按公文的內容、性質,恰當地確定密級和緊急程度。公文用語應力求準確、規范、精煉,切忌大話、空話、套話。

擬稿應註意以下事項:

–擬稿應使用統一格式的擬稿紙,並一律用鋼筆或毛筆書寫(不得使用紅墨水),字跡要工整。修改較多、不容易認的文稿,應清稿謄正。

–符合法律、法規、規章和政策。如變更現行政策規定或提出新的政策規定,應與有關部門協商並就其必要性、可行性作出文字說明。

–情況屬實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確,篇幅力求簡短,涉及緊急或秘密事項的文件應準確標定緊急程度或密級。

–人名、地名、數字、引文應準確無誤。時間應寫具體年月日。

–除成文時間、部分結構層次序數和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,其他數字用阿拉伯數字書寫。公文一律使用法定計量單位。

–引用公文要先引標題,後引發文字號。

–公文使用規范簡化字,不使用異體字、不規范簡化字和已經簡化瞭的繁體字。使用簡稱應先使用全稱,並註明簡稱。

–草擬全文,須按檔案管理的要求,使用鋼筆、毛筆或專用簽字筆。公文稿紙亦應符合要求,不得用不符合存檔要求的紙、筆草擬公文。

②核稿。公文的核稿,作為公文制作中的重要環節,本書將在"辨析篇"中就"如何把好公文文稿的審核關"中作專題介紹,這裡不再敘述。

③簽發。文稿送批前,涉及其他部門或地區的問題,應嚴格執行會簽制度。會簽的文稿,必須由每一會簽單位的負責人簽署意見並加蓋公章。凡需會簽的文稿 ,一般應由主辦部門與有關單位聯系,送請會簽。如會簽、協調中不能取得一致意見,應將分歧意見如實匯報,並由具體承辦處(室)在擬辦中提出建議和意見,一並報請上級部門領導同志審定。

④校對。文件打印後需由專職校對人員進行校對。一般需經三人共同校稿,通過看稿、讀稿、核稿三道程序,每個程序都應簽字,落實責任,保證校對質量。經校對後的清樣,交核稿人核對後,在終稿清樣上簽字後付印。校對符號嚴格按國傢標準標註。

⑤印刷。一般文件,應按規定時間及時印出;急件應在要求的時間內印出,不得延誤。

⑥文件的分發。正式文件應由專門的發文科(室)統一發送。