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績效反饋面談的準備

1．績效面談資料的收集

在進行績效反饋面談前，管理者必須準備好面談所需要的各種資料，包括員工的績效計劃書、績效考核表、崗位說明書、日常工作記錄、關鍵事件記錄表等，並且在面談開始前，管理者需要很好地熟悉這些信息，從而掌握員工的相關績效信息。很多管理人員認為，面談對象是自己的直接下級，其相關情況自己很清楚。但是在績效反饋面談時，他們發現自己瞭解的並不多，甚至無法準確找到員工績效不佳的原因。

因此，在績效反饋面談開始前，管理者首先需要仔細閱讀下級的績效計劃書、績效考核表及日常工作記錄等材料，確定面談的重點，找出員工績效不佳的原因並有針對性地提供指導。其次，當員工對績效考核結果存有異議時，這些材料都可以提供有力的證據。此外，條件允許時，管理者還應該收集員工的個人資料，包括員工的工作能力、工作意願及性格特征，尤其是員工的自我評價，瞭解員工對自身的工作期望，這樣，在面談時，管理者才能夠提出適合員工的個人發展計劃，加強績效反饋的效果。

2．確定面談參加人員

如果是部門或者團隊績效面談，則部門或團隊所有人員應該全部到場；如果是一對一的個人績效面談，則要確定面談對象，並提前通知面談對象，做好面談準備。一般來說，面談是由直接上級與直接下級單獨進行的，但是管理者如果感覺溝通難度較大，怕無法說服員工接受考核結果，改進自身的績效，則可以邀請比較有威望的越級主管或有經驗的人力資源一起參加，以使面談順利進行。

3．確定面談的時間與場所

面談時間與場所的選擇非常重要，關系到績效反饋的有效性。在進行面談前，管理者可以先提出幾個可選時間，征得員工同意，雙方約定一個對彼此都比較適合的時間。應盡量避免在上下班前、下午茶或者周五下班前安排面談，這些時間點都比較緊促，面談效果容易受幹擾。面談時間一般不少於30分鐘，不超過兩小時。時間太短，面談不夠深入；時間太長，容易讓人產生疲勞感，影響面談效果。

面談場所盡量選擇安靜的會議室，面談時要關上房間的門，保證面談的保密性，讓員工沒有心理負擔，能夠暢所欲言。面談雙方座位的選擇也有一定的技巧。如果想要加強溝通的嚴肅性，則面談雙方應該隔著辦公桌相對而坐；如果想緩解員工面談的緊張感，則面談雙方可以隔著桌角相對而坐；如果想更進一步地拉近雙方的安全感，促進雙方平等的交流，則可以選擇在辦公桌一側相鄰而坐。

4．提前通知面談對象

管理者在進行績效反饋面談準備工作時，還需要向員工下發面談通知，包括面談時間、地點、目的及參加人員等相關信息。提前通知員工，是為瞭讓員工做好面談準備，提高績效反饋面談的效率，避免臨時“抓人”收不到良好的面談效果。

5．員工所需準備

員工也需要準備相關的材料，包括績效自評表、工作總結及思考改進等，如果對績效考核結果有疑問，則應該準備相關的工作日志。同時，員工還可以提供個人下一步的發展計劃，以期在面談過程中獲得上級的指導與支持。除瞭上述材料之外，員工也可以提前準備好自己所關心的問題，在面談過程中盡量與上級溝通，共同協調解決這些問題。準備完成後，員工就可以安排好自己的工作，空出時間與上級進行績效反饋溝通瞭。

績效反饋面談的內容

績效反饋面談主要是圍繞員工的上一個績效周期的工作展開的。一般績效反饋面談內容包括以下4個方面。

1．工作業績

工作業績的綜合完成情況是績效反饋面談的重要內容，管理者需將考核結果及時反饋給員工。如果員工對績效考核結果存有異議，那麼管理者需要與員工一起回顧上一個績效周期的績效目標、績效計劃及績效衡量標準，對考核結果確定的原因進行分析與說明。

2．行為表現

除瞭向員工反饋績效考核結果以外，管理者還需要綜合評價員工的行為表現，如工作態度、工作能力等，讓員工對自己有一個清晰的認識，這樣可以更好地幫助員工完善自己，提高自身的技能。

3．改進措施

在面談過程中，針對員工未完成的績效目標或未達到的工作標準，管理者需要與員工一起分析原因，並提出具體的改進措施，幫助員工改善績效不佳的狀態。

4．新的目標與實施計劃

在績效反饋面談中，管理者應該結合員工上一個周期的績效目標完成情況，並結合企業新的戰略目標和部門新的工作任務，對員工提出新的期望，與員工共同制定新的目標，共同討論實施計劃。

績效反饋面談的實施

1．績效反饋面談實施流程

績效反饋面談是一個循序漸進的過程，一個完整的績效反饋面談過程包括以下3個階段，如表所示。

績效反饋面談流程表

績效反饋面談流程表

績效反饋面談結束後，管理者與員工需要對面談內容進行整理，形成書面文件，由管理者自行存檔管理。此後，如果員工仍然對考核結果存有異議，則人力資源部有權向管理者索取績效面談記錄表進行審查。績效反饋面談記錄表如表所示。

績效反饋面談記錄表

績效反饋面談記錄表

2．績效反饋面談效果衡量

績效反饋面談結束後，管理者需要對績效面談的效果進行衡量，以便確認員工正確理解瞭績效面談的目的，明確績效改進的方向。管理者也需要通過衡量績效反饋面談效果來提高自己的績效面談能力。衡量反饋效果時，管理者可以從以下6個方面進行。

（1）此次反饋面談是否達到瞭預期的目的？

（2）下次反饋時，應當從哪些方面改進談話的方式？

（3）此次反饋面談對改進員工績效是否產生瞭作用？

（4）面談中是否認真傾聽瞭被考核者的發言？

（5）此次反饋面談是否增加瞭雙方的理解？

（6）對於此次反饋，自己是否感到滿意？

管理者可以通過以上問題進行自檢，得到肯定回答的行為需要保持，得到否定回答的行為則需要繼續改進。

績效反饋面談是為瞭將績效考核結果及時反饋給員工，重在使員工對未來績效的改進。所以，衡量面談效果最直接的方式，就是觀察員工的行為，尤其是低績效員工。面談結束後，管理者可以對員工進行一段時間的持續觀察。一般來說，得到績效反饋後，員工的行為表現一般有以下4種：更加積極主動地工作；保持原來的工作態度；消極被動地工作；懈怠、抵制工作。根據員工的不同表現，管理者可以從中瞭解績效面談的效果。